SMKN 1 Gowa

Skema Kerja Perkantoran di Era Digital

Perkembangan teknologi berdampak pada pekerjaan bidang administrasi perkantoran. Bidang administrasi perkantoran merupakan bagian dari kehidupan masyarakat. Perubahan terjadi pada bidang administrasi perkantoran sebagai dampak dari kemajuan teknologi.

Dampak dari penerapan sistem kerja baru berbasis teknologi digital menyebabkan peningkatan efisiensi pekerjaan administrasi perkantoran. Namun, terjadi permasalahan terkait dengan pola kerja sama dan tuntutan kompetensi yang harus dimiliki oleh pekerja kantor.

Salah satu akibat perkembangan teknologi adalah semakin banyak pekerjaan yang mengalami perubahan bahkan 'hilang' tergantikan oleh teknologi. Saat ini sejumlah pekerjaan sudah tergantikan mesin, tidak lagi menggunakan manusia. Terdapat sembilan jenis pekerjaan yang diprediksi akan hilang di masa depan, yaitu supir, petani, publisher/printer, travel agent, kasir, teller bank, telemarketer, akuntan, dan stock trader.

Ke depan akan semakin banyak pekerjaan yang hilang tergantikan oleh teknologi. Sangat besar kemungkinan pekerjaan administrasi perkantoran dan pelayanan publik juga akan tergantikan oleh mesin komputer.

Pelayanan pada masyarakat berbasis digital yang adaptif pada perubahan pemanfaatan teknologi informasi membuat pelayanan menjadi semakin baik. Layanan digitalisasi/e-office juga akan sangat berdampak baik pada birokrasi itu sendiri maupun pada masyarakat. Dampak tersebut diuraikan sebagai berikut:

1. Meningkatkan pengetahuan aparat birokrat atau masyarakat terkait teknologi informasi yang canggih.
2. Efektif dan efisiensi anggaran serta layanan.
3. Keterbukaan informasi.
4. Ikut memberantas korupsi, kolusi, dan nepotisme.
5. Efisiensi waktu kerja.
6. Penyimpanan dan penemuan kembali data yang diperlukan akan lebih cepat, tanpa membuka lemari dokumen sehingga memerlukan waktu lama.

Efek perkembangan teknologi juga mengubah fungsi handphone menjadi smartphone. Pemanfaatan smartphone menjadi sangat penting sebagai media informasi, komunikasi, dan penunjang pekerjaan. Pekerjaan kantor berfungsi melayani keberlangsungan kerja sama dalam bidang apapun, termasuk dunia usaha. Dengan demikian, pengelola kantor juga dituntut memiliki karakteristik tersebut.

Di samping itu, semua pelaku pekerjaan kantor harus melek teknologi, khususnya teknologi digital. Misalnya, seorang sekretaris selain harus memiliki karakteristik sebagaimana disebutkan di atas, harus menguasai keterampilan melaksanakan aktivitas kantor modern yang sebagian besar dikerjakan menggunakan komputer, internet, dan teknologi digital. Sekretaris adalah asisten eksekutif yang dilatih untuk mengetik dan melakukan banyak tugas kantor.

Setiap professional kantor, staf/karyawan administrasi, dan manajer kantor semua tingkatan, harus menyesuaikan kemampuan dengan evolusi dan revolusi teknologi di bidang perkantoran, terutama kemampuan bidang kepemimpinan, keterampilan konseptual, analitis, hubungan antarmanusia, dan keahlian teknis perkantoran.

Seorang sekretaris harus memiliki kompetensi mengatur waktu dengan efisien, fleksibilitas tinggi dalam beradaptasi dengan lingkungan, mampu mengorganisasikan tugas-tugas dengan efektif dan cepat, memiliki sikap positif, penampilan menarik, mampu berbahasa Inggris dengan baik, memiliki nilai TOEFL di atas 400, memiliki kompetensi sesuai dengan Asosiasi Internasional Profesional Administrasi (IAAP), dan mampu menghadapi otomatisasi kantor di masa datang yang dapat membuat pekerjaan semakin efisien dan efektif. Berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI), 80% pekerjaan sekretaris adalah berkomunikasi dengan stakeholder. Dengan demikian, attitude yang baik sangat diperlukan. Oleh karena itu, sekretaris harus mampu beradaptasi dengan kemajuan dan perkembangan teknologi yang akan berdampak pada kegiatan-kegiatan bisnis, perubahan pada struktur, operasi, dan manajemen organisasi.

Penguasaan teknologi digital menjadi sebuah keharusan. Kemampuan memanfaatkan komputer dan internet, khususnya teknologi digital kini merupakan tuntutan pada hampir semua bidang pekerjaan. Perkembangan teknologi di era digital seperti sekarang ini bertumbuh semakin cepat setiap hari, bulan, dan tahun ke depan. Teknologi memberikan kenyamanan serta kemudahan bagi kehidupan manusia. Pada bidang perkantoran, penggunaan teknologi digital memungkinkan pekerjaan semakin efisien, produktivitas semakin tinggi, dan produk perkantoran semakin berkualitas. Itulah sebabnya para pengelola dan pelaku pekerjaan kantor harus menyadari pentingnya perubahan teknologi dan kesediaan untuk senantiasa mempersiapkan diri menghadapi perubahan tersebut. Selain itu, mengembangkan kompetensi dan kualifikasi yang dimiliki sesuai tuntutan masyarakat. Peningkatan pelayanan publik yang berkualitas, cepat, dan efektif dapat dilakukan dengan pengunaan e-office dan digitalisasi layanan. Digitalisasi ini akan menciptakan big data di masa mendatang. Oleh karena itu, penguasaan teknologi informasi dan komunikasi bagi para profesional kantor menjadi sebuah keharusan. Ketika data menjadi sangat besar (big data) dan tidak dikelola oleh orang yang memahami ilmu administrasi dan ilmu komputer, tentu akan banyak menimbulkan sampah digital.

Administrasi perkantoran merupakan bagian penting dari aktivitas administrasi secara keseluruhan. Istilah administrasi berkaitan dengan kegiatan kerja sama dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kerja sama merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan secara bersama-sama, teratur, dan terarah dengan pembagian tugas sesuai persetujuan bersama. Sebagaimana dipahami oleh sebagian besar ahli, administrasi merupakan keseluruhan aktivitas penyelenggaraan kerja sama yang di dalamnya mencakup aspek-aspek pengorganisasian, manajemen, pengelolaan komunikasi (internal dan eksternal), pengelolaan keuangan organisasi, pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM), pengelolaan informasi, dan pengelolaan sarana prasarana yang diperlukan. Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi yang bertanggung jawab atas pengelolaan informasi dalam rangka melaksanakan seluruh aktivitas organisasi, khususnya dalam mendukung fungsi pimpinan untuk mengambil keputusan yang tepat.

Peran sistem pengambilan keputusan dan pengolahan informasi pada sebuah organisasi menjadi sangat penting. Pada masyarakat modern saat ini, pemakai utama informasi adalah manajemen yaitu yang menduduki posisi kunci dalam organisasi dengan tugas utama memfungsikan organisasi secara efektif dan efisien. Administrative assistant menjadi pusat pengolahan data dan informasi, sebagai media penghubung pihak dengan mitra dan stakeholder, serta pemberi dukungan terhadap kesuksesan pimpinan menjalankan tugas manajerial.

Peran informasi yang diolah oleh administrative assistant sebagai penunjang manajemen dalam mengambil keputusan tersebut lebih dikenal dengan Decision Support System (DSS). DSS adalah suatu sistem yang memungkinkan manajemen memperoleh informasi secara cepat, akurat, dan relevan.

Penguasaan informasi dan peningkatan kinerja karyawan menentukan kelangsungan hidup organisasi. Setiap pimpinan organisasi tidak hanya memerlukan informasi secara cepat, tetapi harus tepat dan akurat. Tanpa mendasarkan pada informasi seperti itu, mustahil pimpinan dapat mengambil keputusan dengan tepat. Ketersediaan informasi yang lengkap, tepat, akurat, dan cepat merupakan tugas utama bagian administrasi perkantoran. Oleh karena fungsinya yang vital tersebut, belakangan ini pengelolaan informasi mendapatkan perhatian khusus yang didukung dan memanfaatkan teknologi digital. Penerapan teknologi digital menjadikan peran administrasi perkantoran semakin strategis karena mampu menyediakan informasi secara cepat dan tepat.

Dukungan teknologi digital membuat pekerjaan administrasi perkantoran dapat dikemas ke dalam berbagai bentuk sistem informasi yang efisien. Organisasi yang tidak mengaplikasikan teknologi digital, dipastikan akan tertinggal dari organisasi lain dan pada saatnya akan gagal mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Selain penguasaan teknologi digital, peningkatan kinerja juga perlu dilakukan. Oleh karena itu, seorang staf administrasi harus memiliki kualifikasi dan kompetensi pengelola bidang administrasi perkantoran di era informasi yang diwarnai dengan teknologi digital.

Masukkan Nama Anda sebelum memulai kuis:

Kuis Interaktif

Terima kasih telah mengikuti kuis, !

Skor Anda: dari 10

SMKN 1 Gowa © 2025